Gestion des absences du travail | Logiciel pour les automatiser


La gestion des absences Dans les environnements de travail, cela devient, plus souvent qu’on ne l’imagine, un véritable casse-tête pour le service des ressources humaines. Une surveillance inefficace des absences du personnel peut rapidement conduire à l’improductivitéun manque de contrôle du manque de personnel et, par conséquent, une augmentation de la pression de la main-d’œuvre.

Bien que les modèles de contrôle des absences puissent être utiles, la réalité est qu’ils sont souvent insuffisants, surtout depuis la croissance des causes liées au télétravail. C’est pourquoi, en utilisant la technologie d’un le logiciel de gestion des absences du travail est devenu la meilleure option pour les entreprises.

Qu’est-ce que la gestion des absences

On peut définir la gestion des absences comme l’ensemble de ceux tâches qui doivent être effectuées lorsqu’un employé, pour différentes raisons, ne peut pas se rendre à son travail. Nous parlons d’absences temporaires telles que les congés de maladie, les visites médicales, le décès d’un membre de la famille ou d’autres types de causes normalement imprévisibles.

Types d'absences et de vacances

Bien que les vacances ou les jours de repos puissent également être inclus dans la gestion des absences, nous nous concentrerons dans cet article sur la absences autres que les causes les plus fréquentes. Si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet, vous pouvez obtenir toutes les informations connexes dans notre article sur le contrôle des vacances.

La enregistrer les absences du travail est un défi constant en raison des différentes hypothèses qui existent. Non seulement cela, mais aussi, tous doivent être traités conformément à ce qui est stipulé dans la convention de travail, par la loi ou ce qui est stipulé dans le contrat. De même, le télétravail ajoute quelques cas supplémentaires pour augmenter la difficulté de contrôle des absences du personnel.

COMMENT PRENDRE LE CONTRÔLE DES VACANCES DE VOS EMPLOYÉS
Apprendre à gérer efficacement les vacances

Que se passe-t-il lorsque nous ne disposons pas d’un système efficace de gestion des absences ?

Ne disposant pas d’un système efficace de gestion des absences, tel qu’un logiciel de vacances spécialisé, le le chaos et le manque de contrôle peuvent survenir dans une entreprise. Cela peut évidemment entraîner divers problèmes indésirables, allant de l’insatisfaction des employés ou des risques de contrôle du temps à la perte de production, de performance et de compétitivité.

Lorsque le contrôle des absences du personnel est inefficace, des problèmes commencent généralement à surgir. Plus de pression pour les salariés présents, et donc, stress accru, manque de ressources, découvert dans des domaines d’activité critiquesgestion des quarts de travail non durable, etc.

Tout cela affectera directement et indirectement l’ensemble de l’organisation. D’une part, le service des Ressources Humaines verra à quel point le temps consacré à ce type de tâche est plus important que souhaité. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas consacrer plus de temps à d’autres tâches plus productives et précieuses pour l’entreprise. En revanche, l’environnement de travail, la satisfaction des employés et des clients ou encore la productivité de l’organisation peuvent être sérieusement affectés.

L’enregistrement des absences est un sujet qui ne doit pas être pris à la légère. Il s’agit d’un matière assez complexe qui doit aussi être transparente, simple, rapide et sécurisée pour toutes les parties.

quadrant de vacances

Dans ces lignes directrices, il est difficile d’imaginer qu’un système de gestion des absences basé sur des modèles manuels ou Excel puisse être efficace. Un logiciel de contrôle des absences du personnel qui permet automatiser certaines tâches récurrentes et augmenter le contrôle C’est sans aucun doute la meilleure alternative aujourd’hui.

Automatisez et simplifiez la gestion des congés

Qu’est-ce qu’une entreprise réalise en mettant en place un logiciel de contrôle des absences du personnel | 6 avantages

mettre en œuvre une système de gestion des absences au travail est sans doute le meilleur moyen de résoudre tous les problèmes mentionné précédemment. Cela nous donnera la possibilité d’enregistrer les absences de manière simple et confortable, tant pour les employés que pour l’équipe de direction. Voyons quels avantages ils peuvent offrir.

Gain de temps dans la gestion des absences

Un logiciel de gestion des absences fait gagner du temps à toutes les parties en rationalisant les processus. Le travailleur peut enregistrer directement l’absence du travail dans le système, et ainsi notifier et planifier les absences avec le reste de l’équipe (vérifier qu’il n’y a pas de chevauchement, qu’il n’y a pas un service vide).

De plus, l’étape de justification des absences imprévues sera beaucoup plus facile pour toutes les parties, simplement en téléchargeant le dossier (congé médical, permis de travail, document de déménagement…) sur la plateforme, ce qui fera gagner beaucoup de temps et augmentera la productivité .

informations transparentes

Et le logiciel d’enregistrement des absences fournit des informations claires et concises, réduisant ainsi les malentendus ou le manque de transparence. Les parties prenantes peuvent accéder aux informations à tout moment et en tout lieu. De même, les différentes options d’autorisation et une vision globale plus précise peuvent également être gérées.

Autogestion des congés des salariés

Réduction des risques dans le contrôle des absences du personnel

Une bonne maîtrise des absences du personnel permet également réduire les différents risques associé avec. Meilleure connaissance de l’état de la main-d’œuvre et de son bien-être, meilleure prévision en cas de manque de personnel, limitation des risques de pénurie de ressources à certaines périodes, etc. En bref, nous pourrons minimiser les problèmes et trouver des solutions plus facilement.

Satisfaction des employés

Le logiciel de gestion des absences peut également accroître la satisfaction des employés. Il y a 4 raisons faciles à comprendre.

  1. Il existe une politique claire dans la gestion des absences imprévues.
  2. Les employés savent comment agir devant ceux-ci et disposent des outils nécessaires pour les notifier et les justifier.
  3. Nous éviterons les problèmes avec le calcul de la masse salariale, ce qui est sans aucun doute très important pour le personnel.
  4. Grâce à tout cela, les employés pourront trouver un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, moins de stress et moins de conflits.

Comment calculer la masse salariale d’un salarié ? Découvrez comment effectuer cette tâche clé pour les RH.

Réduction et contrôle de l’absentéisme

Une bonne gestion des absences peut-elle réduire absentéisme au travail? La réponse est oui. Les managers et les ressources humaines peuvent détecter les comportements indésirables pour trouver la meilleure solution dans chaque cas. De la meilleure connaissance des cas particuliers à la détection des problèmes liés au stress ou à l’épuisement professionnel.

Amélioration de l’environnement de travail

Le manque de transparence et de clarté, ainsi que la difficulté à faire face à des imprévus ou à réclamer des erreurs dans la paie, est quelque chose qui peut affecter la ambiance de travail d’une entreprise. Une bonne gestion des absences évitera ce type de problème, et apportera donc son grain de sable à atteindre un plus grand bien-être pour toutes les parties.

Fonctionnalités d’un logiciel de contrôle des absences du personnel

Comme vous pouvez le constater, l’utilisation d’un logiciel de suivi des absences du personnel peut stimuler la productivité et la satisfaction dans l’ensemble de l’entreprise. Ceci est possible grâce au grand nombre de fonctionnalités que ce type de programme inclut généralement. Regardons quelques-uns des plus intéressants.

Gestion personnalisée des absences

Il existe un grand nombre de raisons pour lesquelles un employé peut s’absenter du travail, et chacune d’entre elles peut avoir un traitement différent. Un bon logiciel de contrôle des absences du personnel permet enregistrer et personnaliser chacun de ces motifsy compris les cas de absences horaires partielles. Tout cela avec un traitement et un enregistrement automatisés.

Modifier les absences et les vacances

Notification des absences et pièces justificatives

En plus d’un panneau de contrôle pour RR. HH, où toutes les informations connexes peuvent être consultées, les employés ont également accès à ce logiciel, soit via un ordinateur, soit via leur propre smartphone.

Logiciel para workflows

Ce panneau d’utilisateur permet aux employés notifier vos absences de manière simple, ainsi que transmettre les justificatifs dans les cas nécessaires (rapport médical, décès d’un membre de la famille, service public, tests prénatals, etc.).

À leur tour, grâce aux workflows, ils recevront différents avis et communications de valeur pour eux (changements d’équipe, approbation des permis et des absences…).

Contrôle des politiques d’absence

A de nombreuses reprises le politiques appliquées au contrôle des absences ils peuvent être différents selon le contrat de travail appliqué, voire en raison d’un accord contractuel spécifique. Un logiciel de gestion des absences du travail nous permettra de travailler avec différentes conventions et cas particuliersréduisant ainsi les erreurs et les difficultés de gestion.

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Flux d’approbation d’absence

De plus, les employés peuvent enregistrer eux-mêmes les absences du travail dans les cas les plus prévisibles, comme une visite médicale. De cette façon, nous gagnons du temps et facilitons la confirmation du permis.

Logiciel de vacances des employés

Cette demande pourra être traitée de la manière la plus appropriée, soit par les managers en charge, soit par le service des Ressources Humaines, voire en créant plusieurs flux d’approbation. Les deux parties recevront des notifications et les raisons de la résolution seront détaillées de manière transparente, limitant l’accès ou la visibilité des demandes et des décisions.

Création de rapports d’absence

De nombreux logiciels de surveillance des absences du personnel tirent parti de tous les enregistrements de données pour créer remplir des rapports de manière simple et rapide.

absentéisme au travail

Ces rapports nous donneront une grande visibilité sur l’historique des absences ou le taux d’absentéisme de notre entreprise (application de filtres d’âge, de dates, de sexe, de motif, etc.). Les données deviennent des informations faciles à interpréter qui nous permettent de prendre des décisions plus intelligentes.

Logiciel de contrôle des vacances